تنمية الموارد البشرية - إدارة الإجتماعات

الاجتماع غير الرسمي المصغر :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الاجتماع غير الرسمي المصغر

وهو نوع مثالي للمناقشات وحل المشكلات وإبداء الانطباعات, ويتسم بالإعداد الزمني المسبق, وذلك على عكس الاجتماعات غير المخططة. ويجب أن نأخذ في اعتبارنا عند إدارة هذا الاجتماع – الذي عادة ما يتشكل من شخصين أو ثلاثة – مشاركين الغرض منه وحدود الوقت المتاح له.
ويجب التحكم في الاجتماع, وتوجيهه بشكل مناسب. الأمر الذي يترتب عليه سير الأمور وفق ما هو مخطط لها, وذلك مع السماح وتهيئة الأجواء كي تأخذ المناقشات المفتوحة طريقها بين المشاركين. ويجب تشجيع هذه النزعة من خلال الاتصال البصري مع المشاركين.

اقتسام الأفكار ومشاركتها

إن الاجتماعات المصغرة فرصة جيدة لمشاركة الأفكار بحرية. فإذا تمكنت من التحكم في اجتماع مثل هذا, اطلب من أحدهم تدوين الأفكار وغالباً ما ينشط هذا السجل المكتوب المقترحات الأخرى ويثيرها.

الجلسات العاصفة

يمكن الاعتماد على تلك النوعية من الجلسات غير الرسمية لتوليد أفكار جديدة واستحداثها واستنباط أفكار سريعة للمساعدة في حل المشكلات. ومن أجل الحصول على أفضل النتائج اشرح الغرض من الاجتماع, وحدد الوقت المتاح, على أن يتم ذلك الإجراء مسبقاً حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد لذلك.

وتبلغ هذه النوعية من الجلسات أعلى معدلات تأثير لها بمشاركة مجموعة مصغرة من الأفراد المتمرسين ذوي الخبرة والمفاهيم المناسبة, لذا يتعين مطالبة كل مشارك بالإسهام والقيام بدوره, كما يجب تجنب نقد الأفكار والحكم عليها أثناء الاجتماع, حيث إن ذلك المسلك يؤدي إلى إحباط الراغبين في تقديم مقترحات.

ثانيا :الاجتمـاع الرسمـي :-
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

لكل نوع من الاجتماعات قوانينه الإجرائية الخاصة, فالاجتماعات السنوية العامة يجب أن تعقد وفق مقتضيات القانون الخاص بذلك. أما النوعيات الأخرى من الاجتماعات, فهي اختيارية, ويدعى لانعقادها من أجل اتخاذ قرار معين أو طرح موضوع ما للمناقشة.

الاجتماعات الرسمية
نوع الاجتماع خصائصه

اجتماع مجلس الإدارة
يحضره أعضاء مجلس إدارة المنظمة. تنعقد على فترات زمنية منتظمة, ربما مرة كل شهر لمناقشة أعمال المنظمة.
يترأس هذا الاجتماع العضو المنتخب طبقاً لقوانين الشركة وقواعدها.

اللجنة الدائمة
هي مجموعة فرعية من مجلس إدارة المنظمة. وقد يعهد إليها مسؤولية المهام المتواترة. تجتمع هذه اللجنة دورياً لإنجاز المهام الموكلة إليها.
قد يقوم مجلس إدارة المنظمة بتفويض اللجنة بالعمل والتصرف باسم المجلس.
قد ترفع اللجنة الدائمة تقارير لمجلس إدارة المنظمة الذي يبادر بدوره إلى اتخاذ القرارات المناسبة.

اللجنة الفرعية
قد يتجه مجلس إدارة المنظمة لتشكيل لجنة فرعية للنظر في مسألة تحتاج إلى اهتمام وتركيز خاص. وقد تجتمع هذه اللجنة بشكل منتظم أكثر مما يحدث مع المجلس مكتملاً. تجتمع هذه اللجنة عند الضرورة لمناقشة موضوعات خاصة تحتاج لخبراء متخصصين أو للنظر بالتفصيل في المشكلات المعقدة.
كثير من مجالس الإدارة يجدون صعوبة في الاجتماع أكثر من مرة في الشهر, بينما يمكن للجنة الفرعية أن تجتمع بشكل منتظم, ويقتضي الأمر مشاركة الأفراد الضروريين للموضوع قيد البحث والمناقشة.

الاجتماع العام
هو اجتماع مفتوح للجميع. يدعى جميع الأعضاء لحضور هذا الاجتماع الذي عادة ما يعلن عنه مسبقاً في مراكز التجمعات المحلية والمكتبات العامة.
يتضمن جدول أعماله عدّة مواضيع لمناقشتها.

الاجتماع العام
هو اجتماع مفتوح للجميع. يدعى جميع الأعضاء لحضور هذا الاجتماع الذي عادة ما يعلن عنه مسبقاً في مراكز التجمعات المحلية والمكتبات العامة.
يتضمن جدول أعماله عدّة مواضيع لمناقشتها.

اتِّباع القوانين
تتسم القوانين التي تحكم الاجتماعات الرسمية بالتعقيد والاختلاف من بلد إلى آخر ومن مؤسسة إلى أخرى, وقد تحدد القوانين المقدار الزمني للإخطار مقدماً بالموعد المحدد للاجتماع, ومن له حق الحضور والإجراءات التي يجب اتباعها عند التصويت. وإذا ما كنت مرشحاً أو مدعواً للمشاركة في اجتماع, فإنه يتعين عليك القيام مسبقاً تحديد القوانين التي يجب أن تتبعها.

نوع الاجتماع خصائصه

المؤتمر
هو اجتماع يشتمل على اقتراحات متعددة في إطار واحد. وأحياناً تقتصر المشاركة على جماعة معينة مثل موظفي المنظمة فقط. هذا النوع من الاجتماعات يعد مثالياً لتوصيل المعلومات لحشد كبير من الناس مباشرة وخلال وقت قصير.
نظراً لطبيعة المؤتمرات, لا تسمح بتداول النقاش على نطاق واسع أو مشاركة الجمهور بشكل كبير.

الاجتماعات الخارجية
تضم مجموعة من الأفراد ينتمون إلى مؤسسة واحدة, بالإضافة لمجموعة أخرى من خارج المؤسسة. تشكل السرية جانباً مهماً في الاجتماعات الخارجية ويتعين على المشاركين التفكير ملياً فيما يختص بالمعلومات التي يجب إبقاؤها طي الكتمان, وتلك التي يمكن الإفصاح عنها خلال الاجتماع لتحقيق الأهداف المرجوة.
قد تنعقد الاجتماعات الخارجية في أماكن عامة.

الاجتماع السنوي العام
يعقد سنوياً بشكل ملزم. لمناقشة سير العمل خلال السنة المنقضية, وكذلك مناقشة الخطط المستقبلية. يسمح خلاله للأعضاء بتوجيه الأسئلة لمجلس الإدارة.
يستغل مجلس الإدارة هذه الفرصة لاعتماد الحسابات السنوية وتعيين المراجعين ومناقشة الخطط والسياسات المستقبلية.

الاجتماع الاستثنائي العام
وهو اجتماع يمكن أن يلتئم في أي وقت عند احتياج إدارة المنظمة إلى موافقة الأعضاء بشأن اتخاذ قرارات عاجلة. ينصح بإخطار الأعضاء بموعد الاجتماع قبل التاريخ المحدد بفترة كافية.
يحكم هذا النوع من الاجتماعات نفس الإجراءات التي تحكم الاجتماع السنوي العام.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الاجتماع الاستثنائي العام
وهو اجتماع يمكن أن يلتئم في أي وقت عند احتياج إدارة المنظمة إلى موافقة الأعضاء بشأن اتخاذ قرارات عاجلة. ينصح بإخطار الأعضاء بموعد الاجتماع قبل التاريخ المحدد بفترة كافية.
يحكم هذا النوع من الاجتماعات نفس الإجراءات التي تحكم الاجتماع السنوي العام.

ثالثا : الإحاطة بالأهداف

تعقد الاجتماعات لأسباب كثيرة ومختلفة. ويراعى مقدماً توضيح أسباب عقد الاجتماع لكل من رئيس الاجتماع والأعضاء المشاركين, ولا شك أن ذلك يساعد على إنجاح الاجتماع.

تدبر الغرض من الاجتماع
يكون الغرض من وراء معظم الاجتماعات لأحد الأسباب التالية:
نقل المعلومات والنصيحة وتوصيلهما.
إصدار التعليمات.
بحث الشكاوى أو الفصل في المنازعات.
إصدار القرارات أو مباشرتها.
استحداث أفكار مبتكرة.
تقديم أطروحات للمناقشة عادة ما تتعلق بالحلول النهائية.

تصنيف التفاصيل
عند الانتهاء من تحديد الغرض الأساسي من الاجتماع, يمكنك الالتفات إلى التفاصيل الأخرى, عندئذ يجب التفكير في طول الوقت الذي قد يستغرقه الاجتماع, مع الوضع في الاعتبار الموضوعات الأولى بالمناقشة, وكيف يتم توزيع الوقت وتخصيصه لكل موضوع من الموضوعات. وتذكر تخصيص وقت للمهمات التي يتم إنجازها بالتفويض. ولا بد من جدولة الاجتماع بحيث تتهيأ الظروف للأشخاص المناسبين والضروريين لحضور الاجتماع. وإذا لم يستطع هؤلاء الحضور, فيتعين إعادة ترتيب الاجتماع وجدولته لينعقد في الوقت المناسب. أما الاجتماعات التي تعقد بانتظام فعليك بالتدقيق في توالي الفواصل الزمنية, ومدى إفادتها للغرض من الاجتماع دون تضييع الوقت سدى.

أسئلة لتطرحها على نفسك:
س : هل الهدف من الاجتماع واضح لكل فرد ؟
س : هل يقتضي الأمر حضور كل الأشخاص حتى نهاية الاجتماع؟
س : هل هناك طرق أفضل من عقد اجتماع لمواجهة الموضوعات والمشكلات؟

س : هل هناك أفراد اعتادوا عدم حضور اجتماعات, ولكنهم قد يقدمون إسهامات مفيدة إذا حضروا هذه المرة؟
س : هل من الممكن أن يستفيد الاجتماع من استخدام أي وسائل بصرية معاونة؟

تقييم الأهداف الشخصية
سواء أكنت مترئساً للاجتماع أم كنت مجرد أحد الحضور, فلا شك أن ذلك ينعكس على الأهداف المرجوة من عقد الاجتماع, كما هو الأمر مع أهدافك الشخصية. وقد يتضمن جدول الأعمال بعض المفردات ذات الاهتمام الخاص بالنسبة لك, وعلى سبيل المثال يجب أن يكون لديك تصور جلي فيما يتعلق بالنتائج التي تعتبرها مقبولة, وحينئذ يمكن لك أن تبدأ في الإعداد للاجتماع طبقاً لذلك. كما تواجهنا مسألة أخرى تتعلق بمدى إمكان خفض معدلات الوقت الذي يستغرقه الاجتماع. وإذا عقدت العزم على عدم حضور الاجتماع كله, فإنه يتعين عليك إخطار رئيس جلسة الاجتماع بذلك مسبقاً.

تعزيز الأهداف
إذا ما ترأست اجتماعاً, فابدأ محاضر الاجتماع بتلخيص
الأهداف حتى يمكن للمشاركين استيعابها على مدار وقت الاجتماع.

كما يجب عليك تذكير المشاركين بالقرارات التي يجب اتخاذها وأنسب توقيت لذلك بالإضافة إلى المعلومات التي سوف توضع قيد التداول. وإذا لاحظت أن المشاركين يحيدون عن صلب الموضوع المطرق للبحث, فاعمل على لفت أنظارهم إلى مدى محدودية الوقت المخصص لمناقشة كل موضوع. وعند حضورك أحد الاجتماعات, تأكد أنك على أهبة الاستعداد للانخراط في النقاش حول الموضوعات المطروحة, ولا سيما ما يعنيك منها.

الموضوعات السرية
ينصح بإحاطة كل الأطراف المشاركة في الاجتماع بطرح أي موضوعات سرية على طاولة الاجتماع, حيث أن ذلك يؤثر على مفاهيم المشاركين. ويجب التعامل مع الموضوعات السرية بشكل مناسب, كما يتعين احترام عنصر السرية حتى خارج غرفة الاجتماعات. وفي حالة احتواء جدول الأعمال على مزيج من الموضوعات السرية وغير السرية, فإنه يتوجب عليك التأكد من أن كل موضوع واضح مقدم للمشاركين.

مسارك الحاسم
حتى قيامك بتحديد أهدافك لا يمكنك تحديد نوع الاجتماع الذي تحتاجه. لذلك حدد أهدافك وطول مدة الاجتماع, ثم قم بدعوة المشتركين.
حدد الغرض من عقد الاجتماع ــــــــ>
قرر المدة التي يجب أن يستغرقها الاجتماع وحددها. ــــــــــ>
تأكد من حضور الأشخاص المعنيين بالمشاركة فيه. ـــــــــــــــ>

رابعا : القواعد الأساسية للاجتماع الناجح

نقدم فيما يلي بعض القواعد الأساسية التي لا بدّ من تطبيقها لإنجاح أي اجتماع، يبدو هذه القواعد بسيطة ومعروفة وسهلة التطبيق، لكن الكثيرين منا من يغفل عنها.

1- حدد أهداف الاجتماع:
ماذا نريد أن ننجز؟ لماذا نعقد هذا الاجتماع؟

2- حضر برنامج عمل للاجتماع:
ماذا سنناقش في الاجتماع؟ وزع برنامج العمل على المشاركين في الاجتماع واسألهم إن كانت مواضيع البرنامج تلقى تأييدهم.

3- حدد وقت الاجتماع:
متى سيبدأ الاجتماع ومتى سينتهي؟

4- اختار مكاناً مناسباً للاجتماع:
تأكد من أن المكان يتسع للجميع، وأن متطلبات الراحة متوفرة فيه.

5- اختار رئيس الاجتماع:
لا بدّ من أن يقوم أحد المشاركين بقيادة الاجتماع، وإلاّ فأن المناقشات ستكون عامة ومشتتة وغير مجدية.

6- شجّع على المشاركة:
شجّع المشاركين على النقاش والحوار في مواضيع جدول الأعمال وعلى تقديم آراءهم ومقترحاتهم.

7- اكتب مناقشات الاجتماع:
اطلب من أحد المشاركين أن يقوم بتدوين كل مناقشات الاجتماع وتوصياته وملاحظاته بطريقة دقيقة وبلغة واضحة.

8- رتّب للاجتماع القادم:
إذا كان لا بد من عقد اجتماع آخر، فعليك أن تحدد موعد ومكان ومحاور الاجتماع القادم قبل مغادرة المشاركين.

إن تطبيق هذه القواعد الأساسية يساعدك على عقد الاجتماع في وقت قصير، ويساعدك على الخروج بنتائج أكثر إيجابية من الاجتماع.

خامسا : أساليــب سريعـــة لتحسيـن اجتماعـات الهيئة الإدارية

أساليــب سريعـــة لتحسيـن اجتماعـات الهيئة الإدارية
أعدتها جين ماسوكا

عندما نفكر في الهيئات التي نشترك فيها، فإننا عادة ما نفكر بأهمية عقد اجتماعات مفيدة وناجحة، ونقدّم فيما يلي بعض الأساليب المتبعة لإنجاح اجتماعات الهيئات الإدارية:

1- التعارف بين الأعضاء:
من المهم أن يكون الأعضاء المشاركين في الاجتماع يعرفون بعضهم، أي أن يكون لديهم معرفة بأسماء المشاركين وأبرز سماتهم العلمية والمهنية. فقد نلاحظ في الاجتماعات الأولى للهيئة الإدارية أن بعض الأعضاء لا يعرفون الكثير عن الأعضاء الآخرين، وهو ما قد يحد من اندماجهم في المناقشات والحوارات حول قضايا المنظمة. فمن المهم في البداية التعارف ما بين الأعضاء، كأن يقدّم كل عضو تعريفاً بنفسه للآخرين.

2- التعرف على الجمعية:
من الطبيعي أن يكون أعضاء الهيئة الإدارية على دراية تامة برسالة المنظمة التي يقودها وأهدافها ونشاطاتها، ولكن من الطبيعي أيضاً أن لا يكونوا على علم بكل ما يجري ي المنظمة، ولذلك لا بد من تزويد الهيئة الإدارية بالمعلومات الرئيسية عن المنظمة، مثلاً عدد أعضائها، اللجان التي تعمل وأسماء أعضائها والنشاطات التي تقوم بها، عدد العاملين في المنظمة ومهمة كل شخص منهم، العلاقات التي تربط المنظمة بالمنظمات الأخرى، وغيرها من القضايا المتغيرة في عمل المنظمة.

3- التأكد من أن يتحدث كل شخص عن فكرة واحدة على الأقل
في كل اجتماع:
أي أن يشارك كافة الأعضاء بالحد الأدنى من الأفكار والنقاش في كل اجتماع، ويعتبر رئيس الهيئة الإدارية هو المسؤول عن تفعيل مشاركة الأعضاء وتحفيزها.

4- التأكد من العمل الجماعي
من الضروري التركيز على مبدأ أن أعضاء الهيئة الإدارية يعملون كفريق واحد وبالتالي فإنه لا بد من أن تتخذ كافة القرارات بعد مناقشتها من قبل كافة الأعضاء وأن يكون قد أعطى كل عضو منهم أفكاره وآراءه لكل موضوع ناقشته الهيئة.